Wohin leite ich meine Post um, wenn ich auf Weltreise gehe?

Wer länger unterwegs ist, braucht eine verlässliche Möglichkeit, unterwegs an seine Post zu kommen. Die Digitalisierung eröffnet für Weltreisende sehr gute Möglichkeiten, eine Umleitung der Post zu organisieren.

Wenn Du auf Reisen bist und niemand unter Deiner Postadresse erreichbar ist, ist es die einfachste Lösung, einen professionellen Scan-Service zu beauftragen, Deine Post zu empfangen und einzuscannen. Damit erhältst Du Deine Briefe per App oder online.

Wir machen seit Jahren gute Erfahrungen damit.

Warum brauche ich so etwas?

Die meisten Briefe sind so unwichtig, dass wir es vermutlich nicht mal merken würden, wenn wir sie nicht erhalten würden.

Aber spätestens, wenn es sich um Rechnungen oder um Behördenpost handelt, braucht es eine gute Lösung. Nichts ist ärgerlicher, als Mahngebühren zu bezahlen oder einen Inkassofall zu riskieren, nur weil Rechnungen oder Bescheide nicht ankommen.

Natürlich kann man Eltern oder Freunde bitten, die Post aus dem Briefkasten zu nehmen und irgendwo zu stapeln. Aber reicht das? Müsste nicht alles (oder das meiste) auch geöffnet und gescannt werden? Will man jemandem wirklich so viel Arbeit machen? Und wie fühlt man sich, wenn es um Intimes wie beispielsweise Kreditkartenunterlagen geht.

Da wir weder Eltern noch Freunde mit der kontinuierlichen Arbeit des Postscannens belasten wollten, haben wir uns für einen professionellen Anbieter entschieden und sind seit zwei Jahren sehr zufrieden damit.

Entscheidungsbaum Postumleitung komplett

Wie funktioniert das mit den professionellen Post-Scan-Diensten im Detail?

Bei allen Anbietern außer der Post selbst brauchst Du einen Nachsendeantrag, den Du bei der Deutschen Post stellst. Damit wird Deine Briefpost zu dem entsprechenden Scanservice weitergeleitet.

Beim Scanservice wird zunächst der Briefumschlag eingescannt und Dir per App oder Webseite zur Verfügung gestellt. In der Regel wirst Du per Email benachrichtigt („Sie haben Post!“).

Du kannst anhand des Absenders entscheiden, wie es weitergeht:

  • Vernichten (z.B. bei offensichtlicher Werbung)
  • Öffnen und scannen
  • Weiterleiten

Entscheidest Du Dich fürs Scannen, wirst Du einige Zeit später eine weitere Nachricht erhalten, dass Deine Dokumente gescannt wurden und Du sie per App oder Webseite ansehen kannst.

Nun kannst Du sie anschauen, bearbeiten, downloaden etc. Alles, was nötig ist.

Wir handhaben es so, dass wir alles scannen lassen, Unwichtiges schnell vernichten und ungefähr alle drei Monate alle angesammelten Dokumente zu meinen Eltern schicken lassen. Dort im Regal ist später alles wieder auffindbar, falls nötig.

Welche professionellen Anbieter für Post-Scan-Dienste gibt es?

Mittlerweile gibt es einige professionelle Anbieter für Post-Scan-Services. Die beiden bekanntesten dürften Dropscan und Caya sein, aber auch die Deutsche Post selbst bietet einen Service an.

AnbieternameLinkArt
Dropscanhttps://www.dropscan.de/Briefpost, Einschreiben, keine Pakete
Cayahttps://www.getcaya.com/Briefpost, Einschreiben, keine Pakete
E-Posthttps://www.deutschepost.de/Briefpost, Einschreiben, keine Pakete, keine PIN-TAN-Briefe
clevvermailhttps://www.clevver.io/Briefpost, Einschreiben, Pakete

Was bieten die einzelnen Dienstleister und was kostet das?

Die Preise sind schwer vergleichbar, da die eingeschlossenen Leistungen unterschiedlich sind. Aus diesem Grund gibt es auch keine Preisspalte in der Übersichtstabelle oben.

Bei allen Anbietern außer der Post müssen auch noch ca. 34 Euro für den Nachsendeantrag bei der Post dazugerechnet werden (24 Monate). Alle Infos, v.a. die Preisangaben in diesem Artikel, haben den Stand September 2020.

Dropscan

Grundsätzlich: Dropscan ist neben Caya einer der Platzhirsche unter den Post-Scan-Anbietern. Alle Optionen beinhalten eine Scanbox, mit bis zu 5 Empfängern. Als Paar kann man also eine Adresse teilen, man sieht allerdings auch die komplette Post des anderen. Es ist nur eine Emailadresse für die Kommunikation hinterlegbar. In den Infomails („Sie haben Post!“) steht allerdings der Name des Empfängers drin.

Beispiel Benachrichtigung Dropscan

Der Adressaufbau bei Dropscan ist einfach:

  Bernd Beispiel
  Scanbox #12345
  Ehrenbergstr. 16a
  10245 Berlin

Manchmal hat man bei Formularen gar nicht die Möglichkeit, eine eigene Zeile für die Scanboxnummer anzugeben. Bei Versicherungen zum Beispiel. In diesem Fall funktioniert es auch, die Nummer einfach ins Hausnummernfeld zu schreiben. Haben wir schon gemacht, die Post kommt problemlos an.

  Bernd Beispiel
  Ehrenbergstr. 16a #12345
  10245 Berlin

Und wir haben auch schon festgestellt, dass Briefe auch komplett ohne Scanboxnummer ankommen. Bei einem stark verbreiteten Namen wie zum Beispiel Peter Müller könnte das allerdings schwierig werden.

Preis: Die billigste Monatsoption bei Dropscan heißt „Pay as you go“ und kostet 12,90 Euro / Monat. Das beinhaltet aber „nur“ Empfang und Umschlagscan von (unbegrenzt vielen) Sendungen, das Einscannen der Dokumente sowie alle anderen Aktivitäten werden separat abgerechnet.

Fazit: Daher macht für den Normalnutzer vermutlich die Option „Flat 20“ für 24,90 Euro / Monat Sinn. Hierin sind Empfang und Umschlagscan von unbegrenzt vielen Sendungen sowie Öffnen & Scannen von bis zu 20 Sendungen inklusive.

Infos, Vertragsabschluss … unter: https://www.dropscan.de/

Caya

Grundsätzlich: Caya tut im Prinzip dasselbe wie Dropscan: Annehmen, scannen, informieren. Und seit 2019 hat sich dort einiges getan. Früher war der Firmenname (AMN Data Solutions) Teil der Adresse. Das funktioniert auch heute noch, aber die primäre CAYA Postbox-Adresse lautet seit 2019 wie folgt:

  Bernd Beispiel
  Postbox #12345
  11516 Berlin

Ihr stellt fest, dass die Adresse ohne Straßennamen auskommt. Caya hat mittlerweile eine eigene Postleitzahl. Dadurch wird sichergestellt, dass Post selbst dann ankommt, wenn es Probleme mit der Kundennummer gibt.

Zum Ablauf hat mir Alexander Schneekloth (Gründer & Geschäftsführer bei Caya) folgendes geschrieben: „Post, welche uns ohne Kundennummer erreicht, wird von uns manuell zugeordnet. Dafür recherchieren wir den Empfänger in unserer Kundendatenbank. Insofern wir uns sicher sind wird die Post gescannt und dem Kunden bereitgestellt. Sollten wir uns unsicher sein, kontaktieren wir den Kunden, bevor wir die Post öffnen und scannen. Nur wenn wir den Brief mit keinem Kunden in Verbindung bringen können, senden wir den Brief an den Absender zurück. Dies kommt nur selten vor.“

Die App von Caya mit der Suchfunktion in den gescannten Dokumenten ist sehr hilfreich und gut umgesetzt.

Preis: Im günstigsten Tarif werden bei Caya bereits für 3,99 Euro / Monat alle Briefe in Empfang genommen und gescannt. Es gibt aber keine gesammelte Weiterleitung, so dass hier mit einigen Mehrkosten zu rechnen ist.

Fazit: Wir haben ursprünglich mal Caya genutzt, waren mit der damaligen Lösung der Postadresse aber nicht zufrieden und sind zu Dropscan gewechselt. Hier hat sich Caya seit unserem Weggang deutlich professionalisiert, gerade durch die eigene PLZ. Würden wir heute nach einem neuen Dienstleister suchen, wäre Caya definitiv in der engeren Wahl.

Infos, Vertragsabschluss … unter: https://www.getcaya.com/

EPOST

Grundsätzlich: Der Dienst der Post funktioniert wie die zuvor beschriebenen Dienste (Empfang, Einscannen, Informieren, Abrufen) , allerdings fällt der Nachsendeantrag bei der Post natürlich weg. Leider schließt der Postservice PIN- und TAN-Briefe aus dem Leistungsumfang aus – macht immer Sinn, die Vertragsbedingungen genau zu lesen. Gerade diese Dokumente aber braucht man im Notfall ja schnell.

Preis: 24,99 Euro im Monat (plus: Nachsendeantrag entfällt).

Fazit: der Leistungsumfang wird für die meisten Nutzer vermutlich zu gering sein.

Infos, Vertragsabschluss … unter: https://www.deutschepost.de/de/e/epost/privatkunden/taeglichepost-online-empfangen.html

Clevvermail

Grundsätzlich: Clevver.io bietet eine Reihe von Dienstleistungen, die deutlich über Dropscan und Caya hinausgehen, die aber auch teurer sind und die nicht jeder braucht. So kann man als Postadresse aus vielen internationalen Städten eine aussuchen, es muss nicht wie bei Dropscan und Caya Berlin sein. Eine Adresse in der Londoner Regent Street ist möglich, aber entsprechend teuer.

Clevver bietet auch Telefonnummern sowie Unterstützung bei Firmengründungen inkl. Eintrag ins Handelsregister mit der neuen Adresse und ähnliche Dienstleistungen an.

Preis: Eine einfache Adresse in Berlin inkl. Postdigitalisierung gibt es im Standardtarif für 9,12 Euro im Monat. Es sind allerdings sehr wenige Scans inklusive.

  • 5 Sendungen ohne Annahmegebühr (danach 1,50 Euro pro Sendung)
  • 3 kostenlose Kuvertscans (danach 1 Euro pro Kuvert)
  • 1 kostenloser Inhaltsscan (danach 2 Euro)

Auch sind Lagerung und Weiterleitungen einzeln abzurechnen.

Fazit: wer mehr braucht als reinen Postscan und sich die Zusatzkosten leisten kann, für den macht dieser professionelle Anbieter Sinn.

Infos, Vertragsabschluss … unter: https://www.clevver.io/de/produkte/clevvermail-postdigitalisierung/

Zusammenfassung

Clevvermail bietet mehr als die anderen Scananbieter, aber für die meisten Reisenden reicht Dropscan oder Caya völlig aus.

Wer sein Leben als digitaler Nomade weiter ausdehnen will und für den Themen wie Selbständigkeit und Abmeldung aus Deutschland wichtig sind, der ist hier vermutlich besser aufgehoben. Wem es nur um die Digitalisierung seiner Briefpost geht, der geht zu Dropscan oder Caya.

Welche Einschränkungen gibt es bei professionellen Scan-Anbietern?

  • Der Nachsendeauftrag ist in der Regel kostenpflichtig, zeitlich befristet und erfasst nicht alle Sendungsarten. Damit werden auch nur Briefe der Deutschen Post weitergeleitet (keine anderen Postunternehmen). Aber die große Menge von Briefen erwischt diese Methode schon.
  • Stellst Du eine entsprechende Vollmacht aus, kann der Scandienst auch Postzustellungen, die per Einschreiben kommen, entgegennehmen.
  • Es gibt Unternehmen oder Behörden, die nicht weiterleiten. Renten-Informations-Schreiben zum Beispiel. Dann hilft nur noch Anrufen und eine andere Adresse als die Meldeadresse angeben. Hat bei mir gut geklappt.
  • Außerdem ist es bei meiner Versicherung passiert, dass der Nachsendeantrag als „Umzugsmeldung“ missverstanden wurde und ich kurz danach in einen KfZ-Tarif für Berlin gebucht wurde, da sich dort mein Scananbieter befindet. Ein Anruf konnte dieses Missverständnis aber schnell aus dem Weg räumen.

Aber wir haben den Scanservice seit zwei Jahren und können mit gutem Gewissen sagen, dass uns die Abdeckung bislang völlig ausgereicht hat. Das liegt vielleicht auch daran, dass wir gar nicht mehr viel Post bekommen.

Wie kann ich die Menge meiner Post möglichst gering halten?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Menge an Briefdokumenten gering zu halten. Hier die beiden effizientesten:

  • Auf Online umstellen: Viele Firmen (besonders Banken und Versicherungen) bieten statt Briefversand auch Emailversand oder den Abruf von Dokumenten über ihr eigenes Kundenportal an. Damit sind die Dokumente bereits in elektronischer Form vorhanden und können direkt abgespeichert werden. Dies spart beiden Seiten Zeit und Geld. Außerdem schont es die Umwelt.
  • Werbewiderspruch: Gerade Kataloge und Zeitungen, die regelmäßig ins Haus geliefert werden, kann man problemlos abbestellen. Meist hilft hier das Googlen der entsprechenden Hotline weiter. Aber auch andere Werbebriefe können abbestellt werden. In der Regel findet sich in der Fußnote ein Hinweis dazu, meist eine Emailadresse, an die man sein Anliegen richten kann.

Mit diesen beiden Aktionen wirst Du einen guten Teil Deiner Post nicht mehr in Deinem Briefkasten finden. Den Rest kannst Du über die professionellen Scan-Anbieter abwickeln. In deren App oder auf der Webseite findest Du dann nur noch die wichtigsten Dokumente  – besserer Überblick über Deinen Papierkram geht kaum.

Und falls Du Dich fragst, wohin Du mit Deinen Möbeln, wenn Du auf Langzeitreise gehst, bekommst Du Informationen HIER.

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